De COVID-19-pandemie heeft als een ware katalysator de digitalisering van onze economie op kruissnelheid gebracht. We vergaderden niet meer lijfelijk, maar hielden via de digitale weg meer dan ooit contact met onze collega’s en klanten.
Dit impliceert natuurlijk ook dat de AV’s van onze coöperaties niet meer konden plaatsvinden, althans op een fysieke manier.
Toch slaagden vele coöperaties, aangespoord door een gezonde dosis creativiteit, er in hun AV op een alternatieve manier te laten verlopen.
Een eerste voorbeeld is Ecopower.
Zij hadden sowieso al het idee de AV live te streamen. Hierbij wilden ze hun vennoten zo goed mogelijk voorbereiden op dit nieuwe format. Ze organiseerden achttien voorbereidende sessies waarvan twee voor controlerende vennoten waaraan maar liefst 400 vennoten deelnamen. De antwoorden op de vragen die men in deze sessies stelde, werden op de site geplaatst.
De AV zelf verliep over het algemeen vlot. Bij de eerste stemming merkte het bestuursorgaan wel dat ze de stemprocedure eens had moeten oefenen. Al doende leert men ook, natuurlijk. Wat betreft het aantal deelnemers, kan Ecopower van een waar succes spreken: niet minder dan 600 vennoten namen deel; het dubbele van normaal. Achteraf evalueerde het merendeel van de vennoten de AV als geslaagd. Ten slotte merkte Ecopower op dat ongeveer de helft van de vennoten die inschreven ook effectief deelnamen.
Cera organiseerde haar AV dan weer via een voorafgaande schriftelijke stemming. Ook werd de mogelijkheid geboden om vooraf vragen te stellen: dertig vennoten stelden de meest uiteenlopende vragen, waarna de antwoorden, net zoals bij Ecopower, op de website gepubliceerd werden. Aan de schriftelijke stemming namen maar liefst 38.341 vennoten deel, in plaats van de 1500 die gewoonlijk naar de Leuvense Brabanthal afzakken. De resultaten van de schriftelijke stemming verwerkte Cera achteraf onder het waakzame oog van een gerechtsdeurwaarder. Ook hier spreekt men dus terecht van een succes.
Ook bij De Werktitel, de coöperatieve vennootschap achter Apache, de welbekende nieuwssite voor onderzoeksjournalistiek, kijken ze tevreden terug op hun eerste elektronische algemene vergadering.
Om een en ander technisch gesmeerd te laten verlopen (identificatie van de vennoten, stemprocedure, beheer van de chatfunctie, tonen van Powerpoints, …) hield het bestuursorgaan een paar dagen vooraf een generale repetitie. “If you fail to prepare; you prepare to fail”, klinkt het spreekwoord. Maar het omgekeerde is ook waar. Niet alleen was het aantal vennoten dat aan de AV deelnam, veel hoger dan gewoonlijk, ook de betrokkenheid was sterker. Blijft het aantal mondelinge interventies op een fysieke vergadering eerder beperkt, dan gonsde de chatroom tijdens de AV van de bedrijvigheid. In die mate dat de vennootschap al aan de slag gegaan is met een aantal constructieve voorstellen. Zijn we hopelijk snel van COVID-19 verlost, dan zijn elektronische overlegmomenten met vennoten een blijvertje!
Ten slotte werd ook de AV van Hefboom gesmaakt, de opkomst was vergelijkbaar met andere jaren. Er werd een uitgebreide financiële toelichting gegeven en de coöperanten konden nog na de toelichting hun stem doorgeven, wat ze erg apprecieerden. Deze werden dan nog snel verwerkt en samengevoegd met de reeds binnengekomen volmachten en stemmen. De coöperanten kregen ook een uitgebreide inkijk op de vooruitzichten voor 2020. Hierna werden de resultaten van de stemming bekendgemaakt.
Toch ontvingen ze bij Hefboom achteraf het signaal dat een fysieke AV en dan nog liefst op locatie bij een project dat ze financieren, nog steeds de voorkeur geniet. Men vermoedt dat het traditionele glaasje ter afsluiting hiervoor iets tussen zit.